LARP Zomer Festival – Algemene voorwaarden

Deze algemene voorwaarden van Stichting Verhaal in Uitvoering, statutair gevestigd in Dordrecht, verder te noemen ‘de organisatie’ zijn van toepassing op alle overeenkomsten die door de organisatie met bezoekers van het evenement ‘LARP Zomer Festival’ en/of door de organisatie te organiseren evenementen, verder te noemen ‘het evenement’, worden gesloten.

Artikel 1 – Toepasselijkheid

1.1 Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op iedere overeenkomst, tussen de bezoeker van het evenement, verder te noemen, de bezoeker, en de organisatie, ongeacht hoe die  overeenkomst tot stand komt en inclusief de daarbij behorende  toegangstickets. Door het sluiten van de overeenkomst met de organisatie, waaronder de aanschaf en/of gebruik van een toegangsticket en/of betreding van de locatie van het evenement, gaat de bezoeker akkoord met de toepasselijkheid en inhoud van deze algemene voorwaarden.

1.2 De organisatie  en/of de beheerders van de evenementlocatie, kan c.q. kunnen huisregels hanteren, die naast deze algemene voorwaarden gelden en op de website(s) van de organisatie en/of op de evenementlocatie te vinden zijn. De bezoeker verklaart zich door het sluiten van de overeenkomst met de organisatie en/of betreding van de evenementlocatie op voorhand ook met die huisregels akkoord en de bezoeker verplicht zich deze huisregels onverkort na te komen.

1.3 De organisatie kan deze algemene voorwaarden te allen tijde geheel of gedeeltelijk wijzigen. Bezoekers worden tijdig van de wijzigingen op de hoogte gebracht doordat de organisatie dit op de betreffende website(s) van de organisatie zal melden. Als de bezoeker de organisatie niet binnen 10 (tien) werkdagen schriftelijk laat weten zich niet in de wijzigingen te kunnen vinden, wordt de bezoeker geacht akkoord te zijn met de wijzigingen.

1.4 De nietigheid van enige bepaling van deze algemene voorwaarden tast de geldigheid van de overige bepalingen niet aan. Voor zover een (of meer) bepaling(en) van deze voorwaarden nietig of vernietigbaar zouden zijn, dan zullen partijen deze in gezamenlijk overleg vervangen met (een of meer) toelaatbare bedingen in de geest van de oorspronkelijke beding(en).

Artikel 2 – Aanschaf tickets

2.1 De overeenkomst tussen de organisatie en bezoeker voor de aanschaf van tickets komt tot stand nadat een bestelling voor één of meer tickets is geplaatst bij de organisatie.

2.2 Een geplaatste bestelling is te herroepen tot uiterlijk 6 weken voor de aanvang van het evenement. In de 6 weken voor het evenement is het niet meer mogelijk om een bestelling te herroepen. Wel is het de bezoeker toegestaan om, zoals in artikel 3.3 beschreven, de tickets weder te verkopen. . De organisatie behoudt zich te allen tijde het recht voor om bestellingen te weigeren, dan wel daaraan aanvullende voorwaarden te stellen.

2.3 Informatie, zoals mededelingen en prijsopgaven, met betrekking tot het evenement en/of tickets wordt zo nauwkeurig mogelijk (weer)gegeven of verstrekt, doch bindt de organisatie nimmer. Door bijkomende kosten van bijvoorbeeld reservering, betaling en/of bezorging kunnen prijzen voor tickets hoger liggen dan de door de organisatie op de tickets geprinte prijzen. De organisatie aanvaardt geen aansprakelijkheid voor eventuele onjuistheden of onvolledigheden in de hiervoor bedoelde verstrekte informatie. Eventuele door de organisatie genoemde termijnen hebben nimmer het karakter van een fataal termijn, maar die van een ingebrekestelling.

Artikel 3 – Tickets en toegang

3.1 De bezoeker dient bij het betreden van de evenementlocatie, alsmede gedurende het evenement,  te beschikken over een geldige inschrijving en over een geldig en onbeschadigd legitimatiebewijs.

3.2 De inschrijvingsbevestiging wordt voor de aanvang van het evenement aan de bezoeker verstuurd, mits de koopprijs voor de tickets is voldaan. Na ontvangst van de bestelde toegang dienen deze door de bezoeker te worden gecontroleerd op juistheid. Indien de aangeschafte tickets door de betreffende bezoeker niet tijdig zijn ontvangen, of indien er gebreken of fouten in de tickets worden geconstateerd, dan dient de bezoeker schriftelijk (per brief of e-mail) contact op te nemen met de organisatie. 

3.3 Het is de bezoeker toegestaan om de tickets aan derden (weder) te verkopen, zolang de prijs niet de originele aankoopprijs overschrijdt.

3.4 Het is de bezoeker niet toegestaan deze ter verkoop aan te bieden of in het kader van commerciële doeleinden aan te bieden, te verstrekken of in commerciële uitingen te verwijzen naar de tickets.

3.5 Indien de bezoeker zijn ticket om niet voor commerciële doeleinden aan derden ter beschikking stelt, is de bezoeker in dat geval gehouden om al diens verplichtingen uit de overeenkomst met de organisatie waaronder deze algemene voorwaarden onverminderd op te leggen aan die derden. De bezoeker staat er voor in dat voornoemde derden alle verplichtingen (zullen) nakomen.

3.6 De organisatie kan besluiten om de tickets op naam (gepersonaliseerd) te verkopen. De organisatie is gerechtigd (maar niet verplicht) om de identiteit van de houder van het ticket te controleren om vast te stellen of deze overeenkomt met de naam op de ticket, en voor zover deze niet overeenkomt, om de houder de toegang tot het evenement te weigeren.

Artikel 4 – Aansprakelijkheid

4.1 Bezoekers betreden de evenementlocatie en wonen het evenement bij op eigen risico. De organisatie is niet aansprakelijk voor verlies van, diefstal van en/of schade aan bezittingen van bezoekers, tenzij er sprake is van opzet of grove schuld aan de zijde van de organisatie.

4.2 De organisatie is niet verantwoordelijk of aansprakelijk voor enige schade als gevolg van de annulering, wijzigingen of afwijkingen in (de inhoud van) het programma van het evenement, noch voor enigerlei andere schade, uit welke hoofde dan ook, welke direct of indirect het gevolg is van handelen of nalaten van de organisatie en/of de evenementlocatie, van personen in (één van) hun dienst, of van andere (hulp)personen die door of vanwege (één van) hun te werk zijn gesteld, of van derden, tijdens het evenement of in verband met het verblijf op de evenementlocatie, tenzij de schade het directe gevolg is van opzet of grove schuld van de organisatie.

4.3 Indien en voor zover de organisatie ondanks het voorgaande jegens de bezoeker op enige grond toch  aansprakelijk mocht zijn voor enige door de bezoeker geleden schade, dan is deze aansprakelijkheid te allen tijde beperkt tot directe – en dus geen indirecte of immateriële – schade en tot het bedrag, dat ingevolge de  aansprakelijkheidsverzekering van de organisatie zal worden uitgekeerd, en slechts indien zij hiertoe wettelijk gehouden is, tenzij er sprake is van opzet of grove schuld van de organisatie. De organisatie is in een dergelijk geval tevens slechts aansprakelijk, indien de bezoeker de organisatie onverwijld schriftelijk op de hoogte brengt van de vermeende tekortkoming en/of de vermeende schade.

Artikel 5 – Annulering of verplaatsing evenement

5.1 De organisatie kan het evenement verschuiven naar een andere datum of een andere locatie of zelfs annuleren als sprake is van overmacht. ‘Overmacht’ dient in dat kader ruim opgevat te worden en omvat onder meer, doch niet uitsluitend ziekte en/of afzegging van de spreker(s), molest, (dreiging van) terrorisme, burgeroorlog, stakingen, brand, zeer slechte weersomstandigheden etc.

5.2 Bij annulering van het evenement zal de organisatie uitsluitende het entreegeld zoals vermeld op het ticket aan de bezoekers restitueren. Restitutie zal uitsluitend plaatsvinden op de door de organisatie aangegeven wijze en enkel indien de bezoeker het entreegeld heeft voldaan. Servicekosten of overige (gevolg)schade, direct of indirect, wordt niet vergoed door de organisatie. De bezoeker kan geen aanspraak maken op (vervangende) toegang tot een ander evenement.

Artikel 6 – Huisregels 

6.1 Het is niet toegestaan verdovende middelen en echte wapens mee te nemen naar het terrein. 

6.2 Roken is alleen buiten toegestaan op de daarvoor aangewezen locatie(s). Waarschuwingen van de brandweer (code rood etc) moeten gerespecteerd worden.

6.3 Deelnemers met medische klachten die mogelijk van invloed zijn op hun vermogen om deel te nemen aan een levend rollenspel of andere aangeboden activiteiten, dienen dit voorafgaand aan het evenement te melden bij het bestuur en dienen zelf de benodigde maatregelen te treffen, zoals het meenemen van medicatie en het niet handelen op een dusdanige manier dat hun gezondheid in het gedrang komt. Wanneer de deelnemer verzuimt dit te doen, heeft de organisatie het recht om de deelnemer de toegang tot het evenement te ontzeggen. 

6.4 Wangedrag (niet getolereerd gedrag) is het gedrag wat:

• Afgekeurd wordt door de Nederlandse Wet
• Afgekeurd wordt door de organisatie

Bij ontolereerbaar gedrag kan de organisatie deze persoon toegang tot het terrein ontzeggen. 

Artikel 7 – Privacy en persoonsgegevens

7.1 Door het sluiten van een overeenkomst met de organisatie kunnen (persoons)gegevens van de bezoeker worden verzameld, vastgelegd en opgeslagen in een gegevensbestand. Deze door de bezoeker verstrekte (persoons)gegevens worden door de organisatie verwerkt overeenkomstig haar privacybeleid dat op de website(s) van de organisatie (https://www.larp-platform.nl/privacyverklaring/) te raadplegen is.

7.2 De organisatie gaat zorgvuldig met de verkregen (persoons)gegevens om en verwerkt deze uitsluitend overeenkomstig de Wet Bescherming Persoonsgegevens. (per 25 mei 2018 overeenkomstig de Algemene Verordening Gegevensbescherming)

7.3 Bij het sluiten van de overeenkomst met de organisatie geeft de bezoeker uitdrukkelijk toestemming voor het verwerken van (persoons)gegevens overeenkomstig het privacybeleid van de organisatie.

7.4 Mogelijk zullen beeld- en/of geluidsopnamen worden gemaakt door de organisatie (of derden, in opdracht van de organisatie) van het evenement en de bezoekers en worden opnamen openbaar gemaakt of verveelvoudigd. De bezoeker verleent op voorhand onvoorwaardelijk toestemming tot het maken van voornoemde opnamen en exploitatie daarvan zonder dat de organisatie of derden een vergoeding aan de bezoeker verschuldigd is of zal zijn. Een eventueel intellectueel eigendomsrecht, waaronder naburig- en/of auteurs- en/of portretrecht ten aanzien van voornoemde opnamen, komt volledig en uitsluitend toe aan de organisatie. Verzoeken om beeld- en/of geluidsopnamen niet publiek te maken kunnen worden ingediend bij de organisatie en zullen worden behandeld per situatie.

7.5 Indien gedurende het evenement (beeld)opnamen worden gemaakt met camera’s, kan de organisatie deze in geval van calamiteiten aan derden, waaronder mede begrepen politie en justitie, afstaan.

Artikel 8 – Overige bepalingen

8.1 De organisatie zal er naar streven dat het programma van het evenement zoveel mogelijk volgens het aangekondigde schema zal worden uitgevoerd. Zij is echter niet aansprakelijk voor afwijkingen daarin en schade welke daardoor voor de bezoeker en/of derden mocht ontstaan. De organisatie is niet aansprakelijk voor de inhoud en de wijze van uitvoeren van het programma van het evenement, waaronder uitdrukkelijk begrepen de lengte van het programma.

8.2 Op het evenement kunnen standhouders aanwezig zijn die met toestemming van de organisatie aan de bezoeker producten of diensten aanbieden. Verkoop van diensten of producten zonder toestemming van de organisatie is niet toegestaan. Deze standhouders zijn volledig onafhankelijk van de organisatie en de organisatie is dan ook op geen enkele wijze aansprakelijk voor de handelingen, nalaten producten en/of diensten van deze standhouders. Klachten omtrent producten en/of diensten van deze standhouders kunnen niet aan de organisatie worden doorgegeven maar dienen gericht te worden aan de standhouders zelf.

Artikel 9 – Slotbepalingen

9.1 Op deze algemene voorwaarden is uitsluitend Nederlands recht van toepassing. De Nederlandse tekst van deze Algemene Voorwaarden prevaleert boven elke andere vertaling hiervan.

9.2 Wanneer een geschil is ontstaan naar aanleiding van (gebruik of toepassing van) deze algemene voorwaarden, de overeenkomst  en/of hiermee samenhangende overeenkomsten, zullen de bezoeker en de organisatie eerst proberen dit geschil in goed onderling overleg op te lossen. Mocht dit niet lukken, dan kunnen de bezoeker en de organisatie een onafhankelijke en deskundige mediator aanstellen, mits de bezoeker en de organisatie beiden akkoord zijn met de keuze van de mediator. De uitspraak van de mediator zal bindend zijn. Kunnen de bezoeker en de organisatie niet tot overeenstemming komen over de keuze van een mediator, dan zal het geschil kunnen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in Nederland.